BANJARBARU – Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Dispersip) Provinsi Kalimantan Selatan melakukan pendataan dan penilaian terhadap arsip vital di sejumlah instansi pemerintah daerah melalui Gerakan Penguatan dan Perlindungan Arsip Vital (Garda Arsip).
Program tersebut menyasar tiga perangkat daerah, yaitu Badan Perencanaan Pembangunan Daerah (Bappeda), Badan Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah (BPKAD), serta Sekretariat Daerah Provinsi Kalimantan Selatan.
Selama tiga hari pelaksanaan di Banjarbaru, Tim Efektif Garda Arsip melakukan penelusuran terhadap dokumen yang dihasilkan masing-masing unit kerja. Kegiatan ini merupakan bagian dari implementasi aksi perubahan Kepala Dispersip Kalsel.
Kepala Dispersip Kalsel, Sri Mawarni menjelaskan bahwa keberadaan arsip vital perlu mendapat perhatian khusus karena berkaitan dengan kelangsungan tugas dan fungsi organisasi pemerintahan.
Menurutnya, proses pendataan tidak hanya dilakukan dengan memeriksa dokumen, tetapi juga menggali informasi dari unit pengolah dan unit kearsipan mengenai keberadaan, kondisi, hingga mekanisme penyimpanannya.
“Dalam pelaksanaannya, Tim Efektif Garda Arsip Kalsel melakukan identifikasi secara langsung terhadap arsip-arsip yang diciptakan oleh unit pengolah maupun unit kearsipan,” ujarnya melalui siaran pers, Jumat (13/11/2026).
Untuk memastikan proses identifikasi berjalan sesuai pedoman, tim menggunakan instrumen berupa formulir yang mengacu pada ketentuan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).
Hasil pendataan kemudian melalui proses verifikasi dan penilaian oleh Tim Penilai. Selanjutnya, hasil tersebut disampaikan kepada pimpinan unit pengolah dan dilaporkan kepada unit kearsipan masing-masing.
Sri Mawarni menyebut hasil kegiatan ini akan menjadi bahan untuk mengetahui kondisi pengelolaan arsip vital di lingkungan Pemprov Kalsel. Data tersebut juga digunakan dalam penyusunan Daftar Arsip Vital sebagai acuan perlindungan dokumen yang memiliki nilai strategis.
Di sisi lain, penguatan sistem kearsipan juga mulai didukung dengan peningkatan fasilitas penyimpanan. Bappeda Kalsel, misalnya, melakukan pembangunan atau penyediaan ruang pusat penyimpanan arsip (record centre) yang baru.
Fasilitas tersebut diharapkan dapat menunjang penyimpanan dan pengelolaan arsip dinamis secara lebih teratur, aman, serta berkesinambungan.
Melalui Garda Arsip, Dispersip Kalsel mendorong setiap perangkat daerah memiliki perhatian lebih terhadap pengelolaan dokumen penting. Langkah ini diperlukan agar arsip yang memiliki nilai strategis tetap tersedia dan dapat digunakan ketika dibutuhkan.
Dengan pengelolaan yang tertib dan perlindungan yang memadai, arsip vital diharapkan dapat mendukung keberlangsungan administrasi pemerintahan sekaligus memperkuat akuntabilitas penyelenggaraan pemerintahan daerah. (Adv)
Editor: Ilham
